Christoph Jüngling den ich vom “Agile Monday in Kassel” kenne, hat sich in einem Blogbeitrag “Fragmente von Zeit” dem Thema des Multitaskings gewidmet.
Was ist das für ein Gefühl, wenn du innerhalb eines Arbeitstags 20 mal die Aufgabe wechselst? Damit meine ich nicht 20 verschiedene Aufgaben zu haben, sondern zwischen — sagen wir — 5 Aufgaben hin- und herzuwechseln, so dass im Endeffekt 20 Eintragungen im Zeitkonto auftauchen. Was ist das für ein Gefühl? (Quelle)
Mir fällt dazu spontan ein anderes Zitat ein:
Sich zu verändern ist leicht, sich ändern zu müssen ist schwer.
Soll heißen: Kontinuierlich fremdgesteuert die Aufgabe zu wechseln fällt schwer und externe Änderungen und Störungen nerven. Das bedeutet Stress. Wähle ich selbst den Moment in dem ich gerade Abwechslung von einer zähen Tätigkeit brauche, ist das hingegen mein freier Wille. Ich kenne den Moment und ich wähle ihn zielgenau. Dasselbe gilt beim Aufziehen von Kopfhörern. Es ist einfach etwas anderes ob ich mir Musik in einem entspannten Moment anhöre oder der Kollege zum Hörer greift und indirekt über die Kollegin herzieht. Das ist jedoch ein anderes Thema. Mehr dazu im Artikel ‘Kommunikation und Ruhe im Büro kombinieren’ und unter ‘Lärmschutz im Büro‘.
Doch zurück zum Beitrag von Christoph:
Es gibt solche Tage, da läuft nichts nach Plan. Eine Unterbrechung jagt die nächste, und wenn die Mittagspause naht, hast du das Gefühl, dass die Woche langsam zu ende sein sollte. Es kann durchaus gute Gründe für so einen Tag geben. (…) Viele Leute kommen vorbei, haben Fragen oder Wünsche, und selbstverständlich, denkt sich jeder Einzelne von denen, ist sein Anliegen immens viel wichtiger als alles andere. Doch meine Zeit ist begrenzt.
Die Erkenntnis dessen ist der erste Schritt zur Besserung 
und dennoch ist es schwer sich davon frei zu machen. Man möchte anderen helfen, ihre Fragen beantworten, ihre Wünsche erfüllen. Sind wir doch „Servant Leader“ – also dienende Führer. Also:
Was kann man tun um konzentriert, hilfsbereit und selbstorganisiert zu arbeiten?
Es gibt viele, ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Diese reichen von einer störungsfreien Zeit die man im Team vereinbaren kann über das zeitweise Abschalten des Telefons, E-Mail-Programms und Messengers Das sollte man in dem ein oder anderen Unternehmen mit der Führungskraft absprechen. In manchen Unternehmen kann es sein, das z.B. das Abschalten des Messengers zu Problemen führt.
Die Arbeit nach dem Pomodoro-Verfahren kann ebenfalls eine gute Möglichkeit sein, sich zu fokussieren. Damit arbeitet man eine bestimmte Zeitspanne konzentriert und hat anschließend fünf Minuten Pause in denen man sich anderen Dingen widmen kann. Nach dieser Pause kann man beispielsweise eine komplette Pomodoro-Phase nutzen um sich auflaufenden Fragen und anderen Anliegen zu nehmen.
Trefft euch täglich
Das Daily Scrum bietet eine tolle Möglichkeit um aneinander anzuknüpfen. Ihr lernt dort nicht nur das Reflektieren, sondern erhaltet zusätzlich die Möglichkeit gegenseitig Hilfe zu bekommen oder zu geben.
Nutzt „Pull-Systeme“
Richtet euch eine Plattform ein, auf der Fragen eingestellt werden können. Selbst ein Ticketsystem kann dazu genutzt werden. Derjenige der Zeit und Know how hat, erhält somit die Möglichkeit die Antworten auf offenen Fragen in Ruhe vorzubereiten oder Aufgaben abzuarbeiten. Wichtig ist dabei, sich nicht gegenseitig Tickets zuzuweisen. Das sorgt wieder für Stress.
Vereinbart Termine
Wenn jemand Hilfe benötigt kannst du ihm anbieten dass du um eine vereinbarte Uhrzeit bei ihm vorbeischaust oder anrufst. Das schafft dir die Möglichkeit, relativ schnell wieder zum Aufgabenfokus zu gelangen. Der Kollege kann möglicherweise die Arbeit bis dahin mit etwas anderem überbrücken und sich auf den Termin einstellen. Ungünstig wäre dabei keinen konkreten Zeitpunkt zu vereinbaren. So stört man sich nur wieder gegenseitig durch wiederkehrende Fragen: “Hast du Zeit?”
Nutzt ein „Bitte nicht stören Schild“
Das klingt sicherlich im ersten Moment komisch, nutzen einige jedoch sehr erfolgreich. Vor allem im Großraumbüro kann es helfen ein Schild auf dem Schreibtisch aufzustellen das signalisiert: Ich bin momentan nicht ansprechbar und möchte in Ruhe arbeiten. Natürlich soll das Schild nicht dazu dienen alle und jeden ständig abzublocken, es soll auch eine freie Zeit signalisieren und ihr solltet es dementsprechend einstellen.
Das Prinzip der offenen Tür
Diejenigen die im Einzelbüro oder kleineren Büro sitzen, können das Prinzip der offenen oder geschlossenen Tür nutzen. Häufig eine gute Möglichkeit für Führungskräfte. Ist die Tür geschlossen, sollten nur wirklich dringende Anfragen gestellt werden. Ist die Tür offen, ist man bereit für Fragen und Gespräche.
Nein-Sagen
Auch ein freundliches „Nein“ ist manchmal notwendig und kann helfen. In Momenten in denen der Stresslevel sehr hoch ist, kann man dies durch ein „es ist gerade schlecht“ signalisieren.
Dies sind alles Möglichkeiten die mir im ersten Moment einfallen um für den persönlichen Fluss zu sorgen. Vielleicht war hier etwas für dich dabei. Sind Stressreiche Phasen allerdings eher Alltag statt die Ausnahme, empfehle ich eine detailliertere Analyse durchzuführen. Gerne helfe ich dabei.
